การเขียนจดหมายสมัครงาน (Resume Cover Letter Writting)

การเขียนจดหมายสมัครงาน (Resume Cover Letter Writting)

การเขียนจดหมายสมัครงานถือเป็นจุดเริ่มต้นในการสมัครงานและการเขียนจดหมายนั้นยังมีผลต่อการรับเข้าทำงานอีกด้วย แม้ว่าจดหมายสมัครงานจะเป็นเอกสารชิ้นแรกที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะอ่าน แต่คุณก็ควรจะเขียนทีหลังสุดในการสมัครงาน เพราะคุณต้องรู้ก่อนว่าคุณเขียนประวัติย่อของคุณ หรือกรอกใบสมัครไว้อย่างไรบ้าง จึงจะเขียนจดหมายนำได้อย่างมีผล ดังนั้นก็ต้องเก็บไว้เขียนหลังสุด

การเขียนจดหมายสมัครงาน

จดหมายสมัครงานไม่ควรมีความยาวเกินกว่า 1 หน้ากระดาษ และเขียนจดหมายสมัครงานใหม่ทุกครั้งที่สมัครงาน งานแต่ละที่ ต้องการบุคลากรที่แตกต่างกัน จดหมายจึงต้องเขียนให้ตรงกับความต้องการของงานด้วย

การอ้างอิงหรือ พูดถึงบุคคลที่ทำงานอยู่ในสถานที่ที่ผู้สมัคร กำลังยื่นใบสมัครจะต้องระบุ ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่งแผนกและ สถานที่ ทำงาน ของบุคคลนั้นโดยระมัดระวังเรื่องความถูกต้อง และดูให้ข้อ ความที่เขียนมีลักษณะอ่อนน้อมสุภาพ

อย่าส่งจดหมายสมัครงานที่ได้จากการถ่ายเอกสารโดยเด็ด ขาด ชนิดและสีของกระดาษจะต้องใกล้เคียงกับใบประวัติส่วนตัว (resume) สำหรับการโทรศัพท์สอบถามเพื่อติดตามเรื่องนั้นมีข้อควรระวัง ดังนี้

- ความถูกต้องของชื่อ-สกุล และตำแหน่งของเจ้าหน้าที่

- จัดลำดับคำพูดให้ดี

ต้องทำการบ้านด้วยการสืบหาว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบเรื่องการสมัครงานอาจจะโทรศัพท์ไปถามชื่อเสียงเรียงนามแล้วส่งจดหมายถึงผู้นั้นโดยตรง เช่น เรียน คุณสำราญ ทองน้อย, ผู้จัดการฝ่ายบุคคล จะดีกว่าเขียนถึงตำแหน่งลอย ๆ เช่น เรียน ผู้จัดการแผนกสรรหาบุคลากร หรือถึงคนที่มีอำนาจในการตัดสินใจจ้างได้ โดยหาชื่อและตำแหน่งของเจ้าหน้าที่ และชื่อบริษัทที่ถูกต้องให้ได้

จดหมายสมัครงานจะต้องตอบคำถามว่า "ทำไมผมจึงต้องพบกับคุณด้วย" โดยแสดงให้เห็นว่าคุณมีค่ากับเขาแค่ไหน ไม่ใช่ว่าเขามีคุณค่าแก่คุณเพียงใด การพูดเรื่อง "คุณค่า" มากกว่า "ความต้องการ" จะทำให้ผู้รับจดหมายเกิด ความสนใจ ขึ้นมาได้

อย่าพยายามใช้ข้อความที่คิดว่าตลกขบขัน เสียดแทง ขวยเขิน หรือ โก้เก๋ตามสไตล์วัยรุ่นและในขณะเดียวกันก็อย่าเขียนในท่วงทำนองที่เคร่งขรึม เรียกร้อง หรืออ้างคำคมของคนดังมาใช้ จดหมายสมัครงานที่ดีควรเขียนด้วยถ้อยคำที่เป็นธรรมชาติแสดงถึงความเชื่อ มั่นในลักษณะที่สุภาพและจริงใจ

การขอรับการสัมภาษณ์ จดหมายสมัครงานอาจแนะเรื่องเวลา และกำหนดวันขอเข้าพบไว้คร่าวๆ เป็นช่วงเวลาโดยการทิ้งท้ายว่าจะโทรศัพท์มาสอบถามกำหนดวันที่แน่นอนอีกครั้งจะเป็นการเปิดโอกาสให้ตนเองติดตามเรื่องได้ง่ายขึ้น

การพิมพ์ดีด หรือ พิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ จะช่วยเพิ่มความ สวยงาม ทำให้จดหมายสะอาด เป็นระเบียบ น่าอ่านขึ้น ตรวจดูตัวสะกดของชื่อบุคคล ชื่อบริษัท ตำแหน่ง และสถานที่ ต่างๆ ในจดหมายและที่จ่าหน้า ซองให้ถูกต้องชัดเจน การลงลายมือชื่อจะต้องเขียนด้วยปากกาเท่านั้น ห้ามพิมพ์ดีด หรือ พิมพ์คอมพิวเตอร์เป็นอันขาด

หาคนตรวจทานตัวสะกด ไวยากรณ์ ภาษา และการจัดหน้า เช่นเดียวกับประวัติย่อ

สถานประกอบการส่วนใหญ่ให้คุณส่งประวัติย่อ แต่บางแห่งก็ส่งใบสมัครมาให้คุณกรอกส่งกลับไป หลังจากคุณเขียนประวัติย่อ หรือกรอกใบสมัครแล้ว คุณก็ยังต้องเขียน “จดหมายสมัครงาน” อีกฉบับหนึ่งส่งไปพร้อมกับเอกสารดังกล่าว