การเขียนจดหมายสมัครงาน และ Resume

การเขียนจดหมายสมัครงาน (Cover Letter) และ Resume

จดหมายสมัครงาน และ Resume นั้นเป็นเอกสารที่เราต้องใช้ หรือ ต้องเตรียมให้กับบริษัทที่เราสนใจเข้าไปสมัครงาน ซึ่งโดยปกติการสมัครงานจะมีเอกสารที่เราต้องเขียน กรอก หรือ พิมพ์อยู่ 3 ประเภท

- จดหมายสมัครงาน หรือจดหมายนำ (Cover Letter)
- ประวัติย่อ (CV & Resume)
- ใบสมัครงาน (Application Form)

หัวข้อ

จดหมายสมัครงาน หรือ จดหมายนำ ( Cover Letter)
ประวัติย่อ ( CV & Resume)
ใบสมัคร( Application Form)
CV และ Resume
เอกสารเพื่อประกอบการสมัครงาน
ความสามารถพิเศษ
การแนบเอกสาร
การรับรองสำเนา

จดหมายสมัครงาน หรือ จดหมายนำ ( Cover Letter)
จดหมายสมัครงาน เป็นจดหมายที่เราเขียนขึ้นเพื่อการแนะนำตัวเองอย่างย่อ ๆ เพื่อส่ง ไปสมัครงานกับบริษัท ห้างร้านที่เราสนใจ ในจดหมายจะอธิบายว่า เราสนใจ สมัครงาน ในตำแหน่งใด และเราเหมาะสมกับตำแหน่งงานอย่างไรบ้าง ซึ่งจดหมายสมัครงาน ที่ดีต้องสั้น กระชับ ได้ใจความ อ่านง่าย สะอาด และไม่แสดงประวัติส่วนตัวมากนัก

ประวัติย่อ ( CV & Resume)
ประวัติย่อ หรือที่มักจะคุ้นเคยกับคำว่า CV & Resume คำทั้งสองคำนี้มีที่มาดังนี้ Resume อ่านว่า เร-ซู-เม เป็นภาษาอเมริกัน ที่มีรากศัพท์ มาจากภาษาฝรั่งเศส ดังนั้นถ้าจะเขียนให้ จริงๆ ต้องเขียนว่า Re'sume'

ส่วน CV ย่อมาจากคำว่า Curriculum Vitae อ่านว่า เคอ-ริค-คิว-ลัม วี-เต้ หมายถึง บทสรุปย่อของคำบรรยายหรือข้อเขียน ซึ่งจะเป็นคำที่คนอังกฤษใช้เรียก Resume หรือบ้างครั้งเราอาจจะพบคำว่า Biodata ซึ่งมากจากคำเดิมว่า Biographical Data ซึ่งก็คือประวัติย่อเหมือนกัน แต่คำหลังสุด นี่ไม่ค่อยเป็น ที่นิยมสักเท่าไหร่ ไม่ว่าเราจะ เรียกว่าอย่างไรก็ตาม ประวัติย่อก็คือ การบรรยายรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเรา ในเรื่อง การศึกษา ประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา ความสำเร็จที่ผ่านมา และความสนใจส่วนตัว แต่จะไม่ได้บอกว่าเราสนใจ สมัครงานในตำแหน่งใด การเขียน CV & Resume ที่ดีเราต้องทำให้น่าอ่าน สะดุดตา นำเสนอด้านที่ของตัวเราเอง หรือเขียน Resume ให้ตรงกับความต้องการของนายจ้าง

ใบสมัคร( Application Form)
ใบสมัครนี้เราได้มาจากนายจ้าง หรือบริษัท ที่รับสมัครนั่นเอง จะเป็นแบบฟอร์มโดยเว้นที่ว่างไว้ให้กรอก ข้อความที่เค้าต้องการทราบ ซึ่งเราควรจะตอบให้ครบถ้วน ต้องเขียนด้วยลายมือตัวบรรจง ให้สามารถอ่านออกได้ (ใครที่เขียนหวัด ๆ หรือรู้ตัวว่าลายมือไม่สวย ต้องพยายามเขียนให้บรรจงที่สุด) ควรกรอกด้วยปากกาดำหรือน้ำเงิน สำหรับภาษาอังกฤษถ้าเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ได้ก็จะยิ่งดี

CV และ Resume
CV และ Resume ควรจะ ประกอบ ไปด้วยส่วนหลัก ๆ 3 ส่วน

ข้อมูลส่วนตัว
เป็นส่วนแรกที่สำคัญไม่น้อยกว่าส่วนอื่น ๆ เพราะว่าเป็นด่านแรก ที่เจ้านาย ( ในอนาคต ) สามารถรู้จักตัวตนของเรา ว่าเป็นใคร บ้านอยู่ไหน จบจากที่ใด คณะอะไร เรียนเป็นยังไงบ้าง ที่สำคัญ ต้องอย่าลืมเป็นอันขาด นั่นก็คือ เบอร์ที่สามารถติดต่อ เราได้ทุกเมื่อ ไม่ว่าจะเป็น เบอร์มือถือ เบอร์เพจ หรือเบอร์บ้าน

ประสบการณ์ทำงาน
ส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญมาก เพราะสมัยนี้คนที่มี ประสบการณ์ทำงาน มักจะได้เปรียบกว่าคนที่เพิ่งจบ แล้วก็ยังไม่เคย ทำงานที่ไหน มาก่อนเลย ( แต่บางทีก็ไม่เสมอไปนะ ก็รู้ ๆ กันอยู่ว่าเศรษฐกิจ บ้านเรามันเป็นยังไง คนที่เคยทำงานมาแล้ว มักจะเรียก เงินเดือนสูง ๆ ถ้ามากเกินไป ก็เสียเปรียบเห็น ๆ เลย ) แต่ประสบการณ์ก็เป็นเครื่องพิสูจน์ตัวเราได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นว่าเราเป็นคนที่รักความก้าวหน้าหาสิ่งใหม่ ๆ ให้กับชีวิต เป็นคนที่ไม่หยุดนิ่งและก็ยังมีอีกหลายอย่างที่เป็นข้อดีของคนที่เคยทำงานมาก่อน ในการเขียนส่วนนี้ให้ดีจริง ๆ เราไม่ควรเขียนยาวหรือสั้นมากจนเกินไป เพราะเราเอง อาจจะงงเองก็ได้ แล้วคิดดูสิว่าคนอ่านเค้าจะงงกว่าเราขนาดไหน และเราก็ไม่ควรวิจารณ์การทำงานที่บริษัทเก่าในแง่ลบ เพราะขนาดงานที่เคยทำมาแล้วตั้งหลายปียังวิจารณ์ได้ถึงแก่นขนาดนี้ เค้าก็คงเกรง ๆ เหมือนกันว่าจะมาวิจารณ์บริษัทเค้าเสีย ๆ หาย ๆ

ข้อมูลส่วนอื่นที่เกี่ยวข้อง
นี่ก็สำคัญ ( สรุปแล้วสำคัญทุกส่วนแหละ) เพราะเป็นส่วนที่บอกว่า เรามีทักษะพิเศษด้านไหนบ้าง เช่น สามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้เป็นอย่างดี ในหลาย ๆ โปรแกรม หรือว่าพิมพ์ดีดได้เร็วอย่างหาตัวจับยาก หรือว่าสามารถใช้อุปกรณ์ในสำนักงานได้ทุกชนิด ไม่ว่าจะเป็น FAX เครื่องถ่ายเอกสาร และอื่น ๆ แต่ถ้าจะให้ประสบความสำเร็จในการเขียน Resume จริง ๆ เราไม่ควรมองข้ามสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างเช่น ควรจะเขียนด้วยตัวหนังสือที่เป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาดสะอ้าน น่ามอง แล้วก็ควรระวังเรื่องตัวสะกดหรือเครื่องหมายต่าง ๆ ด้วย ( โดยเฉพาะ ภาษาอังกฤษ ถ้าไม่แน่ใจ ควรถามผู้รู้ก่อนนะ ) เพราะความ ประทับใจแรกในการอ่าน Resume ของเรา เป็นบ่อเกิดแห่ง ความสำเร็จในอนาคตอันใกล้

เอกสารเพื่อประกอบการสมัครงาน
เอกสารต่อไปนี้ เราควรจะ จัดเตรียม ทำสำเนา ไว้ให้เรียบร้อย เผื่อว่า เจ้าหน้าที่ ฝ่ายทรัพยากร บุคคล อาจจะต้องการ เพื่อประกอบการสมัครงาน

- สูติบัตร
- สำเนาบัตรประชาชน
- บัตรประกันสังคม
- สำเนาทะเบียนบ้าน
- ประกาศนียบัตร / ปริญญา
- ใบรับรองผลการศึกษา
- รูปถ่าย
- บัตรประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
- สำเนาใบขับขี่ (ถ้ามี) 10. ใบอนุญาตต่างๆ (ถ้ามี)
- ใบผ่านงาน (ถ้ามี)
- บัตรวิชาชีพต่างๆ (ถ้ามี)
- เอกสารราชการทหาร (ถ้ามี)
- ทะเบียนสมรส (ถ้ามี)
- ใบเปลี่ยนชื่อ นามสกุล (ถ้ามี)
- ทะเบียนหย่า (ถ้ามี)
- ประกาศเกียรติคุณ (ถ้ามี)
- สูติบัตรบุตร (ถ้ามี)
- หนังสือชมเชย (ถ้ามี)

ความสามารถพิเศษ
สำหรับจดหมายรับรอง ใบผ่านงาน ใบประกาศเกียรติคุณ บัตรวิชาชีพต่าง ๆ และ หนังสือชมเชย นั้น ควรจะแนบไปในจดหมายเป็นอย่างยิ่ง เพราะสำเนาเหล่านี้จะให้ผู้สัมภาษณ์ทราบถึงความสามารถพิเศษเพิ่มเติมนอกเหนือไปจากที่เราเขียนไว้ใน Resume (เป็นการ เพิ่มคะแนน ให้ตนเอง อีกทางหนึ่ง)

การแนบเอกสาร
ส่วนใหญ่ เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะขอเอกสารเหล่านี้ในกรณีที่เรามีโอกาสจะได้เข้าร่วมงานกับบริษัทนั้น ๆ โดยที่เราไม่จำเป็นจะต้องให้ไว้ล่วงหน้า (ไม่ต้องแนบไปในครั้งแรกที่ส่ง ใบสมัครงาน เพราะบริษัทส่วนใหญ่จะขอเอกสารเหล่านี้ เมื่อได้พิจารณาเลือกเราเข้าเป็นพนักงานแล้วเท่านั้น) หากเราให้ไปก่อนแต่ยังไม่ได้รับการคัดเลือก ทางบริษัทก็อาจจะเก็บไว้ก่อนและทำลายทิ้งในภายหลัง โดยมากเค้าอาจะเก็บไว้ 6 เดือน - 1 ปี)

การรับรองสำเนา
สำเนาที่เราได้ให้ไว้ควรจะมีการเซ็นต์รับรองสำเนาถูกต้อง โดยที่ระบุวัตถูประสงค์ไว้ให้เรียบร้อย อาทิ รับรองสำเนาถูกต้องเพื่อการสมัครงานเท่านั้น เป็นต้น เพราะหลายต่อหลายครั้ง ที่มีกรณีนำเอกสารเหล่านี้ ไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น โดยที่เรา ไม่ทราบล่วงหน้า เช่น ในกรณีที่นำสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนไปใช้ในการจดทะเบียนมือถือซึ่งเคยเป็นข่าวครึกโครม หลายต่อหลายครั้ง